1. Wie zijn wij?
Vrij CLB Zuid-Oost-Vlaanderen is een centrum voor leerlingenbegeleiding, gevestigd in de Burgschelde 7, 9700 Oudenaarde. Verder in deze tekst wordt naar ons CLB verwezen met de persoonlijk voornaamwoorden ‘wij’ of ‘ons’.
Wij maken deel uit van VZW Vrije CLB Archipel, ondernemingsnummer 0741.655.070. Dit is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht op 17/03/2020 met zetel in de Kattestraat 22 te 9800 Deinze.
Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met ons aanspreekpunt informatieveiligheid door uw vragen te mailen naar katia.moerman@vrijclbzov.be
2. Wat zijn persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zijn niet alleen uw naam, adres, e-mail en telefoonnummer, maar alle gegevens op basis waarvan u op een unieke manier als natuurlijke persoon kan geïdentificeerd worden.
3. Wanneer verwerken we persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. Wij verwerken de gegevens in overeenstemming met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
4. Welke gegevens verwerken wij en waarom doen wij dat?
We verwerken uw persoonsgegevens in de meeste gevallen omdat dit ons door de decreetgever wordt opgelegd. Voor andere verwerkingen zullen wij om uw toestemming vragen, tenzij de verwerking noodzakelijk is om uitvoering te geven aan een overeenkomst die u met ons heeft afgesloten.
Welke gegevens we verwerken is afhankelijk van de relatie die we met u hebben. In de meeste gevallen is dat de relatie leerling/onderwijsverstrekker of werkgever/werknemer. Concreet verwerken wij, afhankelijk van uw hoedanigheid mogelijk de volgende persoonsgegevens op basis van de volgende redenen:
- U bent een leerling of ouder van een leerling:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om onze decretale taken op het vlak van leerlingenadministratie en -begeleiding te kunnen uitoefenen. Leerlingenbegeleiding omvat de bevordering van de gezondheid, de groei en ontwikkeling van leerlingen, het bevestigen van het normale groei- en ontwikkelingsproces en het tijdig detecteren van risicofactoren, signalen en symptomen van gezondheids- en ontwikkelproblemen.
Wij verwerken identificatiegegevens, contactgegevens, gegevens over de gezinssamenstelling en schoolloopbaan, gezondheidsgegevens en psychologische gegevens.
- U bent werknemer:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de administratie van salarissen, en vergoedingen, de toepassing van de sociale wetgeving, evaluatie en opvolging en de planning van opleiding en loopbaan.
Wij verwerken identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, beroepsloopbaangegevens en opleidingsgegevens.
- U bent sollicitant:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor aanwerving en selectie.
Wij verwerken identificatiegegevens, contactgegevens, beroepsloopbaangegevens en opleidingsgegevens.
- U bent stagiair:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor aanwerving en selectie.
We verwerken identificatiegegevens, contactgegevens en opleidingsgegevens.
- U bent (medewerker van een) leverancier:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de opvolging van het contract met uw werkgever, het voldoen aan de fiscale en sociale verplichtingen, behandelen arbeidsongevallen.
Wij verwerken identificatiegegevens indien ons dit door de wet is opgelegd.
- U bent een bezoeker van onze websites:
Wij verzamelen geen persoonsgegevens van u.
5. Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
- U bent een leerling of ouder van een leerling:
Wij ontvangen identificatiegegevens en schoolloopbaangegevens van het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten. Medische gegevens worden doorgaans door onszelf verzameld, aangereikt door ouders of de bekwame leerling of mits toestemming van de ouders of de bekwame leerling overgemaakt door derden (bv. behandelde artsen). Relevante gegevens i.k.v. de begeleidingsopdracht van het CLB kunnen ons door de school of derden worden overgemaakt mits toestemming van de ouders of de bekwame leerling.
We leven hierbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.
Iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om de gegevens waarvan sprake is in punt 4. op te vragen.
CLB-medewerkers zijn gebonden aan het beroepsgeheim en hanteren een deontologische code die het onafhankelijk optreden van de CLB-medewerkers waarborgen.
Uw gegevens zullen verwerkt worden zolang u (of uw kind) schoolloopt.
Het centrum bewaart het multidisciplinaire dossier van de leerling tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde systematische contact of de laatst uitgevoerde vaccinatie. In afwijking van het eerste lid worden de gegevens van leerlingen die hun onderwijsloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkenen de leeftijd van dertig jaar bereikt hebben.
- U bent (ex)werknemer of (ex)stagiair:
Wij verwerken identificatiegegevens, contactgegevens, beroepsloopbaangegevens en opleidingsgegevens.
Als u niet langer werknemer of stagiair bent bij ons, worden uw gegevens bewaard tot 5 jaar na uw laatste werk- of stagedag. Daarna worden ze vernietigd.
U kan tijdens deze 5 jaar vragen om uw gegevens
- In te kijken
- Aan te passen
- Vervroegd permanent te wissen
6. Doen wij beroep op derden voor de verwerkingen?
Voor bepaalde specifieke dienstverlening doen wij een beroep op derden, die in het kader van die dienstverlening bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt steeds in het kader van een verwerkersovereenkomst waarin wij eisen dat zij uw persoonsgegevens verwerken op een wijze die strookt met de algemene verordening gegevensbescherming en met de toepasselijke federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
- Wij hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met de bvba Lemonade, met zetel in de Volhardingslaan 2 te 3001 Leuven en ondernemingsnummer 0880009437. Deze firma staat in voor het beheer van de applicatie LARS (Leerling Activiteiten en Registratie Systeem). Deze applicatie wordt door ons gebruikt voor alle verwerkingen van leerlingengegevens.
- Wij hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met Broeckx met zetel in Koerweg 20, 3600 Genk. Deze firma staat in voor het ontwikkelen van schoolsoftware. Gaande van leerlingen- en oud-leerlingenbeheer, personeelsadministratie tot boekhouden, rekeningen, afwezigheden, kind- leerlingvolgsysteem, schoolagenda, communicatie, kinderopvang, stages, puntenboekje en puntenadministratie aangepast aan elk onderwijsniveau in een beveiligde omgeving. Deze applicatie wordt door ons gebruikt voor het opvolgen van de personeelsadministratie.
- Wij hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met WM Consulting met zetel in de Leernsesteenweg 122 bus 1 te 9800 Deinze. Dit is een accountantskantoor erkend door de ITAA onder nummer 50.825.629. Dit kantoor staat in voor het nazicht van de boekhouding en het neerleggen van de desbetreffende stukken.
7. Geven wij uw gegevens door aan anderen?
We zijn in bepaalde gevallen wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven aan andere overheden. Zo worden decretaal bepaalde leerlingengegevens overgemaakt aan het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten, het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en het Vlaams Agentschap Jongerenwelzijn. Door ons toegediende vaccinaties worden geregistreerd in het Vaccinatie Systeem Vlaanderen (Vaccinet). Dat is toegankelijk via https://www.myhealthviewer.be/#/vaccination waar u uw eigen vaccinaties of die van uw minderjarig kind kan raadplegen.
Indien u / uw kind van school verandert, dragen wij uw multidisciplinair CLB-leerlingendossier over aan het CLB dat de nieuwe school begeleidt.
In samenspraak met u / uw kind kunnen scholen en begeleidings- en ondersteuningsdiensten relevante gegevens ontvangen in functie van de begeleiding.
Wij zorgen ervoor dat deze overdrachten stroken met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten Europa?
We geven uw gegevens niet door aan organisaties of instanties in landen buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).
9. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
10. Wat zijn uw rechten?
U kunt de zich te allen tijde op de volgende rechten beroepen:
- Recht op inzage: u mag vragen welke gegevens van u verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom het CLB die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden. Dit wordt naast de AVG ook geregeld door het Decreet betreffende de Rechtspositie van de Minderjarige in de Jeugdhulp (DRP) van 7 mei 2004.
- Recht op verbetering: indien u fouten vindt in uw gegevens, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens.
- Recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor het CLB, permanent en volledig verwijderd worden.
- Recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuw CLB, dan faciliteert het CLB dit (in de mate van het mogelijke).
- Recht om uw toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u te allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.
U heeft te allen tijde het recht om de gegevens die we over u verwerken in te kijken. Wij zullen u dan tevens aanvullende informatie geven over de verwerkingen. Indien nodig kan u uw gegevens ook laten verbeteren. U kan tevens verzoeken om uw gegevens te verwijderen of u verzetten tegen bepaalde verwerkingen of overdrachten.
Als u de voorafgaande rechten wenst uit te oefenen, als u andere vragen heeft in verband met uw privacy, of als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken kan u hiervoor terecht op het e-mailadres katia.moerman@vrijclbzov.be . Indien bij dergelijke vraag twijfels kunnen bestaan over uw identiteit zullen wij u verzoeken om een identiteitsbewijs, zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens, https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie
11. Wijzigings- en aanpassingsbeleid
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.