Informed Consent

Geïnformeerde toestemming voor de cliënt bij gebruik van Microsoft teams als beeldbeltool:

1. Waarom deze pagina?

Ten gevolge van maatschappelijke ontwikkelingen zijn wij begonnen met zoeken naar andere manieren om optimaal te kunnen blijven werken, en beeldbellen is daar één van. Om te garanderen dat dit op een fijne en veilige manier verloopt, willen we je informeren over welke gegevens bewaard worden en je daarom éénmalig expliciete toestemming vragen. Ben je jonger dan 12 jaar? Bekijk deze pagina dan samen met één van je ouders en laat hem of haar de toestemming geven.

2. Hoe gaat dat beeldbellen in zijn werk?

Voorafgaand aan een beeldbelafspraak, zal de medewerker je een link bezorgen, zodat je via je computer, laptop, tablet of smartphone de medewerker op beeld kan zien terwijl jullie praten. Dit zal in gebeuren in Microsoft Teams, het programma waarmee wij werken. Het bedrijf Microsoft heeft zelf een privacyverklaring (https://privacy.microsoft.com/nl-nl/privacystatement). Ook wij als organisatie hebben een privacyverklaring (https://vclb-zov.be/informatieveiligheid/). Eén van onze medewerkers zal met jou een beeldbelgesprek voeren. Je hebt tijdens het beeldbelgesprek op elk moment het recht om te de sessie te beëindigen.

3. Wat wordt er bewaard?

Wij als organisatie verzamelen geen gegevens over ons beeldbelgesprek. De registratie (tijdstip en duur van de afspraak) van de beeldbelafspraak wordt wel opgeslagen in je leerlingendossier, net zoals elke andere afspraak. Ook kan het zijn dat de medewerker zaken noteert tijdens het gesprek. Deze informatie is enkel toegankelijk voor de medewerkers die jou begeleiden en hier wordt vertrouwelijk mee omgegaan. De gegevens mogen op jouw verzoek worden ingekeken, onjuiste gegevens kunnen worden aangepast en indien gewenst kan je ze laten verwijderen (met uitzondering van medische gegevens). Wij nemen nooit een gesprek op, tenzij dat uitdrukkelijk met jou is afgesproken. Microsoft verzamelt een aantal gegevens over ons videogesprek om ervoor te zorgen dat de dienstverlening optimaal is. Dit kun je checken op hun website (https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-365/microsoft-teams/security). Indien het onwaarschijnlijke scenario van een datalek zich zou voordoen, verbinden wij ons ertoe jou daarvan binnen de 72 uur op de hoogte te brengen.

In het geval je een klacht wil indienen over hoe er met je persoonlijke gegevens wordt omgegaan, kan dit in de eerste plaats door het CLB te contacteren (https://vclb-zov.be/klachtenbehandeling/). Daarnaast kan je ook terecht bij de bevoegde toezichthoudende overheid:

Vlaamse Toezichtcommissie voor de bescherming van persoonsgegevens (https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie).

Tips voor veilig beeldbellen:

Om ervoor te zorgen dat we samen op de beste manier kunnen beeldbellen, verwachten we ook van jou dat je rekening houdt met een aantal dingen:

  • Geef je volledige aandacht tijdens het gesprek. Dus bij voorkeur op een rustige (niet openbare) plaats waar je ongestoord kunt praten.
  • Zorg ervoor dat je vrijuit kunt praten. Als er iemand bij het gesprek betrokken wordt of meeluistert, meld dit dan.
  • Maak gebruik van een beveiligde pc, tablet of smartphone (dus met een wachtwoord of pincode) en bij voorkeur via een beveiligde wifi-verbinding.
  • Neem zelf het gesprek (video en/of audio) nooit op en verspreid deze beelden/geluid niet. De privacy van onze medewerkers is ook belangrijk, net als die van jou.
5. Akkoord?

We vragen of jij akkoord kan gaan met deze werkwijze. Een ‘geïnformeerde toestemming’ betekent niet alleen dat wij je informeren over onze werkwijze. Het betekent ook dat jij akkoord bent om op deze wijze met elkaar in gesprek te gaan.

Door de uitnodiging voor een beeldbelgesprek met MS Teams te aanvaarden, verklaar je je akkoord met deze werkwijze.

Indien je toch een gesprek wil, maar niet akkoord bent met beeldbellen als gespreksvorm, neem dan telefonisch of via mail contact op met ons.